Leudal uit het dal: 2019 Samen klimmen we verder
Organisatieontwikkeling in Leudal: de samenhang der dingen
Voorgeschiedenis
Eind 2015 is de organisatievisie ‘Wendbaar vanuit de verbinding’ tot stand gekomen. Daarin werd uitvoerig beschreven wat voor organisatie Leudal wilde worden. Eén van de keuzes die toen gemaakt werden had tot gevolg dat er veel meer ruimte en verantwoordelijkheid bij medewerkers kwam te liggen. De afstand tussen leidinggevenden en medewerkers werd groter en de organisatie kwam in steeds moeilijker vaarwater.
Leudal uit het dal
In de zomer van 2017 hebben we een analyse gemaakt van de organisatie. We stonden er toen niet goed voor, in meerdere opzichten. De basis (systemen en processen), de samenwerking, en de kwaliteit van de dienstverlening was niet op orde en perspectief en richting ontbrak voor de medewerkers. Deze analyse is vastgelegd in de notitie ‘Leudal uit het dal’. Een aantal maanden later hebben we een plan gemaakt om de organisatie uit dat dal te trekken: Etappe 1, De Beklimming. Onder meer kwam de functie van teamleider terug in de organisatie, zodat de afstand tussen medewerkers en leidinggevenden kleiner werd. Het contact met de medewerkers werd verbeterd, evenals de aansturing. We hebben uit een veelvoud van projecten focus aangebracht om de basis, de ondersteunende processen en systemen, op orde te brengen. We hebben de gesprekscyclus opnieuw in het leven geroepen (beginnend met een IWP) en elk team heeft een eerste teamplan gemaakt, waarin de belangrijkste prioriteiten werden aangegeven voor het nieuwe jaar. Het bleek dat de teams extra capaciteit & kwaliteit nodig hadden om de basis op orde te krijgen en het noodzakelijke werk uit te kunnen voeren. Deze discrepantie tussen takenpakket en capaciteit leidde tot de noodzaak om intensief in te zetten op opleidingen en het oplossen van de knelpunten in de capaciteit.
De eerste etappe: De Beklimming
In 2018 zijn we volop bezig geweest met het bouwen aan de basis. Er zijn dat jaar meerdere projecten afgerond (deel 1 van Dossiers op Orde, verbetering programmastructuur, verbetering WMO-proces, digitalisering van het besluitvormingsproces enz.). Een aantal andere projecten werd gestart en die lopen nu nog steeds, zoals Dossiers op orde deel 2 en Goed en tijdig antwoorden/Just Join. Allemaal hard nodig om de basis te verstevigen en de kwaliteit van de dienstverlening te verbeteren. Tegelijkertijd zijn we in meerdere teams met teamontwikkeling aan de slag gegaan, waarmee de onderlinge samenwerking aandacht krijgt. We hebben in 2018 veel geïnvesteerd in training en opleiding van medewerkers. Het proces rondom HR21 (functiewaardering) werd ondertussen doorlopen en in de loop van het jaar afgerond. De capaciteitsclaim is door MT, College en Raad goedgekeurd. Nu, begin 2019, worden dit grote aantal vacatures ingevuld. Na de zomer van 2018 is het MT op volle sterkte gekomen, met de werving en selectie van drie nieuwe afdelingshoofden. Dat maakte dat deze ploeg in oktober 2018 helemaal compleet was, klaar om te gaan samenwerken en leren van elkaar.
In 2018 werd ook geïnvesteerd in het verbeteren van het samenspel tussen ambtelijke organisatie, raad en College. Onder meer door de vorming van de zogeheten ‘Klankbordgroep samenspel’. Hierin zitten vertegenwoordigers van alle drie de geledingen die om de zes weken samen kijken naar kansen om de onderlinge samenwerking en effectiviteit te verbeteren. Ook is de klankbordgroep van meerwaarde gebleken om iedereen goed bij te praten. Momenteel zijn de werkzaamheden van de Klankbordgroepen op een laag pitje gezet wegens meningsverschillen tussen de Raadsfracties.
Een Beleidsprogramma Duurzame inzetbaarheid en een bijbehorend Strategisch Opleidingsplan geeft een goed raamwerk voor de zorg voor en de ontwikkeling van het personeel.
De tweede etappe : Samen klimmen we verder
Eind 2018 is de notitie ‘Etappe 2’ verschenen: ‘Samen Klimmen We Verder’. Dit is een beschrijving van alle stappen die we in 2019 gaan zetten, om de kwaliteit van ons werk op allerlei fronten te verbeteren. Drie prioriteiten staan hierin centraal:
1. De verbetering van onze dienstverlening aan de burgers
2. Het verder werken aan de basis op orde
3. Het verbeteren van het samenspel tussen bestuur en ambtelijke organisatie.
Voor 2019 is Etappe 2 een belangrijke leidraad, waarin implementatie en borging van de bereikte resultaten centraal staat. Eén van de topprioriteiten is het verbeteren van onze dienstverlening. Het ontwikkelen van stuurinformatie is daarin een van de belangrijke aandachtspunten.
In 2019 moet ook het samenspel tussen ambtelijke organisatie, Raad en College nieuwe impulsen krijgen. Centraal staat de wens het college in staat te stellen te sturen op hoofdlijnen en relevante details. Daarvoor is het nodig de begrotingsprogramma’s verder te verbeteren, duidelijke beleidskaders op te stellen en de eerste stappen te zetten op weg naar een toekomstvisie. Met een toekomstvisie willen we duidelijk krijgen waar we met Leudal willen staan over een aantal jaren. Wat verandert er allemaal in de samenleving en wat voor eisen stelt die samenleving aan ons als ambtenaar, bestuurder en raadslid? Daarmee willen we ook een antwoord krijgen op de vraag op welke wijze wij meerwaarde voor de Leudalse samenleving kunnen hebben. Al deze maatregelen zijn er op gericht om veel meer in staat te zijn te werken vanuit duidelijke beleidskaders, zodat we niet een speelbal zijn van allerlei veranderingen en de ‘waan van de dag’ leidend is.
Doorkijk naar 2020: Cultuur en interactief werken
In 2019 zetten we ook verdere stappen naar het professionaliseren van het interactief werken. We willen op een verantwoorde manier omgaan met burgerinitiatieven en de burgers op een effectieve manier betrekken bij alle gemeentelijke plannen en ontwikkelingen. In 2020 hopen we dat de burgers de gehele breedte van onze gemeentelijke dienstverlening als voldoende beoordelen.